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ERP系统环境下出版企业内部控制风险问题探析

日期:2020/4/2 14:22:44  点击数:

出版业是一个比较特殊的行业,其财务核算兼具制造企业和物流企业核算属性,ERP系统能实现出版企业核心业务一体化管理。通过将相关管理制度嵌入到ERP系统业务流程中,开展企业内部控制信息化管理,增强业财融合,为出版企业整体战略目标保驾护航。但在实际操作中,通过对几家出版社调研发现,目前仍存在以下方面问题。

在编务流程方面,主要存在:一是前期立项时,项目信息录入不真实、不准确,存在随意性较大、重复录入现象,再加上无专人审核,容易使项目信息混乱。二是系统中,专家、作者信息不维护或维护不准确,造成费用支付无标准、发放无依据。三是合同管理环节不到位,导致实际合同与ERP系统中合同信息不符,或合同管理直接在ERP系统上不体现,ERP系统长期处于合同盲区状态,导致财务部门审核支付无标准、无依据。四是编务成本核定不完整、不及时,成本核定数据存在重复录入、录入错误未纠正情况,导致单书成本增加、成本数据不真实。五是入库后,半年甚至更长时间,成本未及时归集,造成成本数据严重滞后,从而影响单书成本核算及产成品数据的真实性。

在印务流程方面,主要存在:一是下印环节,数据录入与实际不符,如印数字段填写数量与实际不符,再加上审核把关不严,造成单书成本数据不真实。二是印务成本核定数据重复录入、录入错误、成本归集不及时,造成产成品或在产品数据不真实,影响后期财务核算。三是未启用工价核准功能,印务成本发生时,如果审核不严,将造成超标准支付。

在原材料管理方面,主要存在:一是纸张采购管理不规范,造成纸张浪费或存在国有资产流失风险。二是ERP系统纸张入库数据与实际入库单不符,造成ERP系统中纸张类型、单价混乱,项目用纸不准确,单书成本不能如实反映。三是ERP系统上,用纸申请单数据录入不及时、不准确,甚至漏录入、重复录入,再加上无专人审核、长期不对账,实物盘点工作不执行,造成原材料账实不符。

在成本管理方面,主要存在:一是ERP系统上线时,由于数据迁移问题,一部分出版企业没有对数据进行及时清理核对分析,匆忙上线造成ERP系统中产成品和在产品都出现不同程度的账实不符。二是在日常单据处理中,成本数据混乱,未及时核对清理,成本支付审核不挂钩,导致ERP系统产成品库存不真实。三是在产品完工时,结转不及时,造成ERP系统库存数据与实际不符。

在库存图书管理方面,主要存在:一是在途图书管理不到位,在途图书与财务账没有关联,没有形成在途商品,存在不及时确认收入、无账期、无专人管理问题。二是业务员离职时,对在途图书不实行交接手续,下一任业务员放任不管,财务监管不严,造成在途图书越来越多,资产流失风险增加。三是未进行实物盘点,对库存图书放任不管,无专门机构归口管理,未对库存图书进行市场分析,未及时报废、清库存,造成库存图书爆仓,仓储面积及仓储费居高不下,期末存货跌价准备计提数据越来越大,形成恶性循环,导致国有资产难以实现保值。

在往来账款方面,主要存在:一是客户管理混乱,未建立客户信用和回款政策,ERP系统内调账单滥用,国有资产流失风险加大。二是客户往来明细应收预收混淆,无专人管理往来账款,与客户对账不及时,询证工作未进行,造成资产负债严重不实,财务报表数据不实。

ERP系统可以实现在线流程管理,然而怎样将企业内控管理制度嵌入到ERP系统中?笔者认为,首先,从管理角度,出版企业可根据《企业内部控制基本规范》及配套指引等要求,结合企业自身实际,制定适合企业的内控管理制度。其次,可以将企业内部控制管理制度与ERP系统相融合,使整个ERP系统业务流程环环相扣。通过各个环节实名制设置,各个部门互相牵制,达到制约平衡,实现业务方面风险管控,形成基于ERP系统的良好内部控制管理。

具体而言,为做到日常ERP系统管理与内部控制结合,在编务流程管理方面,要提高选题申报、立项时的准确性,不断加强出版合同管理。在印务流程管理方面,要在ERP系统中增加印前财审环节,实现资金及合同把控;加强印制信息准确性、印制入库管理;启用印刷、排版等工价核准功能。在原材料管理方面,要加强库存纸张预算管理,重点把控采购、出入库、对账盘点等环节。在库存图书管理方面,要对库存图书实行预算管理,结合市场状况等因素,分析确定图书的库存比例;通过生产成本及时结转,精准管理库存商品的数量与质量,定期进行盘点清理,不断加强出入库管理。在往来账款管理方面,要在ERP系统中加强对往来账款客户信息管理,建立完善应收账款对账及预收账款处理机制。在成本费用管理方面,要加强编务、印务、纸张、编录费用管理。在绩效核算管理方面,通过利用绩效核算结果倒逼ERP系统中数据的真实性。

总之,内部控制与ERP系统融合是件需要长时间磨合的工作,因而出版企业管理层要有足够耐心。一方面,出版企业应明确员工在ERP系统中职责权限,不断调整内部管理制度、优化系统业务流程,通过不断磨合使两者逐渐融合。另一方面,需要持续关注出版企业内部业务流程关键点,通过ERP系统对重点环节进行风险把控,最终使得出版业务流程不断向标准化、信息化、规范化发展。(文章来源:农民日报)